1 背景
计算机技术、网络技术已经渗透到各行各业的日常工作中，大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大，涉及到的部门、合作伙伴越来越广泛。传统的手工处理方式，文件、报表的传递方式和信息的利用方式已经不能满足企事业单位发展的需要，影响了单位领导的决策和业务的发展，迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源，实现企事业单位的信息化，加快内部的信息流通与信息的有效利用。
从大部分企事业单位的现状来看，虽然迫切需要实现信息化，但是，单位的许多现实情况制约信息化的发展，主要的问题有：
没有合适的应用软件：虽然拥有一定数量的计算机设备和网络设备，但是没有支持网络运行的应用软件，即使建成内部的计算机网络，也没有改善信息化应用的状态。一些部门和业务购买通用的业务管理软件，一定程度上实现个别业务的信息化，解决了部门的一些问题，但是，对单位管理者而言，得到的信息很少，没有发挥出计算机网络系统的作用。
技术队伍匮乏：很多企事业单位没有专门的信息管理部门和专职的技术人员，缺乏对企事业信息化建设的规划和信息应用系统的管理。
信息化建设的目标不明确：信息化建设对每一个企事业来讲都是新事物，不知道如何才能够实现信息化，不清楚第一步该如何走。
偏重于业务信息系统的建设：对管理和辅助决策分析系统的建设投入不够，使计算机系统的建设停留在数据处理阶段，没有上升到信息资源利用的高度。
无法直接从各级、各类业务信息系统中采集数据，并加以综合利用。
大部分员工的计算机应用水平比较低。
机关实体化办公平台系统是专门为上述这样一类用户设计的信息管理系统。作为一个通用的产品，提供大部分用户所需要的基本信息化管理功能和基本需求；力求减少一般用户和系统管理员的使用和管理难度，减少系统使用的培训和维护；提供相当的灵活性，使得企事业单位用户可以按照本单位的特点构建符合需要的信息管理系统，并且有很好的系统扩展能力和与其他系统的兼容能力、信息共享能力；力求做到投资少，并且迅速见到投资成效，最大程度的促进单位的信息系统发挥作用，为单位创造效益。
本系统是以计算机网络技术为基础，以 Oracle 数据库为平台，综合运用 B/S架构技术、即时通讯技术、INTERNET 技术，重点实现以丰富强大的工作流程管理、消息管理、即时通讯、远程办公、手机短信留言办公等技术方式来强化单位管理的规范化，流程化，将日常事（业）务数据在信息数据链上的及时、准确地反映出来，对部门人员提供简单快捷的日常办公支持，对部门领导提供内部资源数据支持。从而使部门的整体办公效率得以提高，以适应部门管理需要而开发的机关实体化办公平台系统平台。
2 建设目标
机关实体化办公平台系统是以开放、先进的 Intranet/Web 技术为核心的新一代信息处理集成系统。通过它的建设将以计算机最新、并成熟的技术为依托，提高企事业单位信息化水平，在单位内部实现信息资源共享和流通，为各级领导及时了解情况，为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务，单位员工及时掌握各方面动态，改善办公条件，使得单位的管理更加高效化、规范化和科学化。
机关实体化办公平台系统提供开放、安全和可管理的信息共享、业务处理和协同工作的平台，能够满足单位内部事务处理需要。它主要是面向单位计算机网络规模在几十台到几百台，主要应用为：信息共享、资料管理、业务数据查询、公文处理、审批处理、电子邮件、报表数据管理、数据挖掘、消息通知等业务处理、内部办公和协同工作，使单位内部信息管理和办公水平更加规范和快捷，提高工作效率。
对于领导来说，机关实体化办公平台系统将是决策支持系统，为领导提供各种决策参考和依据，达到“做正确的事”；
对管理者来说，机关实体化办公平台系统是管理信息系统，通过它能获得管理工作方面信息和数据，达到“正确管理好事情”；
对于普通员工来说，它是事务/业务处理系统，提供良好的办公手段、沟通协作平台，使之准确、高效、愉快的工作，达到“正确地做事、快速地做事、把事做好”。
机关实体化办公平台系统构建的信息管理系统可以达到以下目标：
ü 单位内部各个部门的员工都可以在网络上获取与工作相关的信息；
ü 不同的部门和个人有不同的信息访问权限；
ü 非本地部门和外出人员可以远程访问信息系统；
ü 统一的消息管理平台，能通过自动手机提醒方式，提醒待办事项。
ü 日常的各类审批事项网络化处理。
ü 浏览器模式的内部和外部的电子邮件。
完全按照用户需要，自行规划、建立全部的信息管理项目和内容；
根据本单位信息管理需要，选择使用平台提供的功能模块，或者专门定制的功能模块。享受量身定制的服务；
随着信息管理需求的变化，管理员可以自行增加、调整信息系统的结构和用户权限。
提供与各种数据库连接的接口，可以通过程序定制，访问现有的业务信息系统，如：财务、人事、档案等；
挂接其他HTML、JSP、ASP、CGI页面或C/S结构和单机版Windows应用程序。
l 信息传输的自动化：公文、信息、报表、报告等传输将由系统自动完成，相关领导或部门只需要进行简单的点击操作，就可以完成所应完成的工作，全面掌握各项业务的状态，解除了打印、制表、交接、签字、运输等繁杂的过程。
l 信息获取的快速化：以前需要翻箱倒柜才能查询到的信息，现在只需要几分钟甚至几秒种即可获取。
l 充分利用信息资源：可以将企事业的各类信息资源组织到信息管理系统中，人、财、物等相关文件、报表、数据等信息等资源由计算机统一管理，可以充分利用，发挥更大的效益。
l 办公过程的规范化：通过机关实体化办公平台系统的实施，将促进办公过程的规范化，通过使用工作流等功能模块，公文、档案、会议、交办、请示、审批、日程安排等通用办公事务都将依据现有的业务处理要求，形成标准和规范化的计算机流程处理，管理进一步科学化。
l 通过网络，员工在工作中的交流、协作、沟通更为方便快捷，消除时间、空间距离上的障碍。
以流程化跟踪技术监控每项具体事项具体办理进度，应该及时完成的事务，使领导可以随时监控各相工作任务及各类办公事务的审批，所在状态、办理人的信息化，实现内部办公的高效率。
l 通过实现强大的工作流引擎，灵活、快速、规范地处理各项业务及行政事务；
l 系统各环节中充分使用即时消息，从而使流程良好运转，符合规范；
l 与即时通讯系统充分集成，所有紧急事项可通过机关实体化办公平台系统和即时通信系统同时发布到用户处；
l 强大的流程化跟踪，查询分析统计能力；
l 符合权限要求的文件管理功能，包括传送，查询，归档；
l 数据库可以做数据清理功能，减少无用数据；
l 数据库数据自动备份和恢复功能；
l 全部查询结果能转换成 EXCEL 格式。
